Du ser ingen hvaler på wale-watching hvis du har nesa i mobilen, og du vil helst ikke forstyrres hvis du kjører en stor buss fullstappet med passasjerer. Samtidig, skal du fordype deg i noe, en bok eller en vanskelig epost, vil du ikke forstyrres. Raske og uforutsigbare endringer krever at vi følger med på det som skjer, enten vi snakker om trafikk eller en viktig samtale. Dyp refleksjon eller travle rutineoppgaver kan vanskelig kombineres med høy grad av tilstedeværelse.
Korversjonen av Smultringen
For for å være helt tilstede må du konsentrere deg, skyve vekk bekymringer og legge vekk mobilen. Tilstedeværelse krever konsentrert bruk av sanser her og nå.
En nyttig selvlaget modell for balansering av refleksjon og lytting, er Smultringen. Essensen i Smultringen er vi fordeler mental kapasitet mellom lytting (i utvidet forstand, sensemaking) til det som skjer utenfor oss selv og en indre dialog som skjer inne i vårt eget hode. Er du for opptatt med egne tanker eller koordinasjon av egne handlinger, blir det vanskeligere å høre det som skjer utenfor deg selv. Og motsatt, skjer det for mye utenfor som du må følge med på, blir det vanskelig å reflektere eller få ting gjort.
Her ser du Smultringen:
Tenk deg to sirkler, en liten inne i en større sirkel. Den store sirkelen er din totale oppmerksomhet på et gitt tidspunkt. Den indre sirkelen er den delen av din totale oppmerksomhet som brukes til en indre dialog, en forutsetning for å kunne bruke dine observasjoner til noe som helst. Din lytteevne er total oppmerksomhet minus indre dialog, og der den delen du har mest kontroll på er den indre dialogen. Lytteevnen er det jeg kaller smultringen, det grønne feltet i illustrasjonen over. Hvis din indre dialog blir for aktiv eller hvis du spacer ut og bruker oppmerksomheten på feil ting, går det på bekostning av din evne til å følge med på de viktige endringene, de du ikke har kontroll på. Hvis din indre dialog blir for aktiv, blir smultringen tynn og pistrete og du klarer ikke lenger holde tritt med det som skjer utenfor deg selv. På den annen side, hvis smultringen blir for tykk, går det på bekostning av din evne til å bearbeide og reagere på det du observerer.
Jeg tenker meg at min evne til å lytte og mitt behov for å lytte avhenger av situasjon.
- Blå smultring. Uvisshet og mulig fare: All oppmerksomhet brukes til å forstå hva som skjer.
- Grønn smultring: Forventet uforutsigbarhet. Lytteevne og evne til å respondere må balanseres.
- Gul smultring: Forutsigbare endringer over lang tid. Du bør høre litt i tilfelle noe skjer
- Rød smultring: Handling eller refleksjon viktigst enn å lytte.
Blå smultring: Lytting er viktigst
I en situasjon der du er avhengig av ekstern informasjon for å vite hva du skal gjøre, og der det å forstå er en forutsetning for å gjøre noe som helst, kan det være fornuftig å flytte oppmerksomhet vekk fra en indre dialog. Dette er det som skjer når du får øye på et rådyr og det samtidig værer fare; det fryser all bevegelse og går inn i en blå smultring.
Grønn smultring: lytting og respons balanseres
I f.eks. en samtale eller i et samspill fungerer den grønne smultringen best fordi du både klarer å høre det som blir sagt og klarer å forstå hva du skal gjøre med informasjonen du tilegner deg. Hvis det som blir sagt er forvirrende, fornærmende eller forutroligende, kan det føre til at din indre dialog blir så opptatt av å bearbeide det du hører at du går inn i en gul eller rød smultring. Da hører du ikke lenger hva som blir sagt, og sjansen for misforståelser øker. Dette gjelder også andre veien; hvis du sier noe som skaper forvirring eller forferdelse kan det medføre at din tilhørere ikke lenger hører hva du sier i fortsettelsen.
Gul smultring: du hører litt men er mest opptatt med din egen reaksjon
Her går du fra grønn smultring, kanskje i et øyeblikks iver over noe som ble sagt, eller noe du ikke forstod, og plutselig hører du ikke lenger alt som sies. Gul smultring er også typisk hvis det som skjer utenfor deg selv ikke interesserer deg, hvis det er forvirrende, eller hvis det ikke skjer så mye; da mister du eksternt fokus, og tenker på sommerferien, sjekker epost eller tegner på et papirs. Et ledermøte der alle har laptop fører fort til gule smultringer.
Rød smultring: du hører lite men får gjort mye
En rød smultring indikerer at mesteparten av din mentale kapasitet brukes på å tenke/gjøre. Den ytre sirkelen, din lytteevne er minimal, men din indre dialog, din evne til å analysere, prioritere og koordinere egne handlinger, er godt utnyttet. Ytterpunktene her er en fabrikkarbeider ved et samlebånd, eller en programmerer som koder. Fabrikkarbeideren er travelt opptatt med en repetitiv rutineoppgave som gjøres fortest mulig. Programmereren løser et vanskelig problem, tenker, taster, tester, justerer. Begge er dypt inne i sitt eget univers, fabrikkarbeideren med rutineoppgaver, koderen med et unikt problem som krever refleksjon og justering. Begge har begrenset evne til å følge med på endringer utenfor seg selv. Skal de klare det, må de gjøre smultringen større ved å flytte oppmerksomhet fra den indre dialogen til smultringen. De mister verdien av å tenke/gjøre, men får viktig informasjon som kan være avgjørende for å gjøre de riktige tingene.
Ved samlbåndet har Chaplin høy forutsigbarhet. Han vet hva han skal gjøre og han vet hvor fort han må gjøre det. Hastigheten på båndet er maksimert i forhold til hvor fort han klarer å koordinere sine egne enkle beveglser; går båndet saktere, kan Chaplin gå til gul eller grønn smultring. Men gjør han det, er han, sett med formannens øyne, ikke like effektiv. Tradisjonell effektivitet handler i stor grad om å få folk til å jobbe med klart definerte oppgaver så effektivt at de har en rød smultring. Ulempen er at hvis det skjer uforutsette hendelser, vil en arbeider med rød smultring være for travel til å kunne observe hva som skjer. Rød smultring gir altså liten fleksibilitet i forhold til det uventede.
Rød smultring forekommer også når du er dypt inne i din egen verden. Når du skal løse et vanskelig problem, skrive en instruksjon til en database eller forsøke å finne ut hvordan du skal strukturere et foredrag du skal holde må du fordype deg. I slike situasjoner har du en intens indre dialog og du er lite mottakelig for eksterne forstyrrelser.
En situasjonsbestemt modell som funker på flere nivåer
Smultringen fungerer fraktalt: både på individ, team og organisasjonsnivå. Smultringen er situasjonsbestemt; ulike situasjoner fordrer ulik mix av tilstedeværelse og evne til handling. Smultringen er en grov forenkling og uferdig; mange nyanser mangler. Smultringen gir folk en felles metafor for å snakke om hvordan de balanserer høre/gjøre, effektivit/fleksibilitet. De ulike fordelingene er hverken gode eller dårlige, men de er nyttige i ulike situasjoner; en rød smultring fungerer dårlig hvis man forsøker å ha en samtale, og en grønn smultring fungerer dårlig hvis man forsøker å tenke eller få gjort unna rutineoppgaver.
I neste blogpost ser jeg mer på hvordan vi kan påvirke vår indre dialog og hvordan vi kan utløse mer lytting hos oss selv og andre i situasjoner der det er viktig.