En modell for forvaltning av oppmerksomhet der vi balanserer observasjonsevne ved å utnytte det vi kan godt med god datastruktur.
I det siste har jeg fått flere spørsmål om mine tanker om forvaltning av oppmerksomhet. Min modell (som jeg fremdeles utvikler) tar utgangspunkt i at vi ofte deler oppmerksomheten mellom konkurrerende aktiviteter: observasjon og en «indre dialog». Modellen, ofte referert til som «smultringen» fordi den likner på en smultring, tar utgangspunkt i hvordan vi bruker oppmerksomhet i situasjoner der forståelse er avgjørende, altså der vi både må kunne oppfatte hva som skjer og samtidig klare å reagere på en relevant måte for å påvirke situasjoner der vi ikke har kontroll, enten det er en samtale, et samspill eller en akutt krisesituasjon eller et skarpt oppdrag.
Observasjon er den delen av oppmerksomheten som er rettet utover for å innhente alt som skjer utenfor oss selv — enten vi er en person, et lag, eller en organisasjon.
Den indre dialogen er den del av kapasiteten som brukes til å prosessere det vi observerer. Dette er ofte det vi kaller «konsentrasjon» eller tankevirksomhet. Dette er det som skjer med informasjonen når den er fanget opp. Vi tolker det som kommer utenifra, og tolkningen påvirkes samtidig av vår kompetanse, våre intensjoner/ønsker/behov og våre følelser. Hvis informasjonen er vanskelig å forstå, vil det kreve at vi bruker mer oppmerksomhet på å tolke. Hvis vi det vi oppfatter er forvirrende, uønsket eller overraskende kan det avstedkomme følelser som krever mye oppmerksomhet, og dette går begge veier; hvis har sterke følelser, kan dette påvirke vår tolkning av informasjon.
Vår kompetanse, det vil si våre erfaringer, ferdigheter og kunnskap vil også påvirke vår tolking av observasjoner. En erfaren spesialsoldat vil reagere annerledes på en skuddveksling enn en turist på ferie, og vil beholde den roen som kreves for å kunne forstå situasjonen, og ønsket reaksjon vil være så godt innøvet at den kan igangsettes uten å trekke oppmerksomhet bort fra det som skjer. Det samme skjer i en samtale; vi henter frem de ordene vi trenger uten at det går på bekostning av vår evne til å følge med på hva som sies. Hvis vi blir bedt om å gjøre noe vi ikke kan så godt, f.eks. å uttrykke oss på et fremmed språk, kan det raskt gå utover evnen til observasjon fordi vår indre dialog går i høygir på bekostning av observasjonsevnen. Hva betyr det de sier? Hvordan kan jeg uttrykke meg? Disse spørsmålene og usikkerheten bidrar til at vi mister lytteevne.
Tanken er at når flere oppgaver automatiseres, vil de oppgavene vi sitter igjen med, de som ikke kan beskrives, kreve en dyp forståelse. Når du ikke har kontroll, er alternativet påvirkning. Dette krever observasjon og refleksjon. I en slik setting er smultringen nyttig.
Den er også nyttig for alle som trenger å forvalte oppmerksomhet sammen med andre. Jeg tenker da spesielt på eksperter som formidler til beslutningstakere og andre eksperter, og folk som må kommunisere med andre som også har press på oppmerksomheten. I slike situasjoner er det ekstra viktig å ha god struktur, og å organisere tankene pyramidalt, i det som ofte kalles «pyramideprinsippet«. Modellen er nyttig spesielt fordi den er enkel og intuitiv, men den gir også god hjelp enten man er en del av et team der tilstedeværelse er viktig, skriver for folk som hegner om oppmerksomhet, eller som leder for eksperter som jobber med kompleksitet.
90% av dagens innhold fantes ikke for fem år siden. Pyramideprinsippet blir viktigere.
Alt blir digitalt. Digitalisering jafser i seg stadig større deler av den analoge verden og fire milliarder mennesker er på internett. Fysisk frakt av digitaliserbare gjenstander forsvinner, CD spillere og fotoalbum digitaliseres, og ombæring av fysiske brev til postkasse er i fritt fall. Iflg. tall jeg leste nylig vokser verdens dataproduksjon, les tekst, lyd, bilde, med over 60% i året. Hvis tallene stemmer, betyr det at 90% av all verdens data ikke fantes for fem år siden.
FOR LITE TID/OPPMERKSOMHET: 90% av verdens data var ikke her for fem år siden. Det må ha konsekvenser for hvordan vi skriver. Struktur og skumlesbarhet blir viktigere når vi forvalter leseres oppmerksomhet.
Lesere ønsker ikke å lese alt. Vi skumleser, raser igjennom dokumenter og mailer, hele tiden på jakt etter oversikten og de viktigste punktene. Vi må velge bort mer enn før, vi har ikke tid til å tolke mer enn høyst nødvendig, og vi leser ofte på mobile flater der det er vanskelig å lese liten skrift.
Lettere for leseren: overblikk, struktur, mulig å skumlese
Du som skriver, må ta hensyn til leseren. Her er noen konkrete råd (og dette gjelder både eposter, rapporter og artikler):
Start med overblikket. Start med det store bildet først slik at leseren forstå hvordan ting henger sammen. Gi bakteppe, hovedbudskap og vis strukturen i din egen tenkning.
Lag en logisk struktur. Organiser påstander i en pyramide med det viktigste på toppen. Del hvert nivå inn på en logisk og fullstendig måte slik at alle budskap hviler på minst to ideer på et lavere nivå og grav deg gradvis og systematisk ned i hver del. Hvilken struktur du velger avhenger av hva du vil si.
Skriv for skumleseren. Skriv overskrifter slik at leseren raskt kan skumlese teksten og selv bestemme grad av fordypning. Det betyr hele setninger med mening, setninger som kan leses i sammenheng med samme budskap på samme nivå, og som samtidig speiler innholdet under hver overskrift.
Nå har du fått med deg det viktigste. Her kommer neste nivå i teksten. Her gir jeg mer detaljer, men hvis du har lest frem til hit, har du fått med deg det viktigste.
Start med overblikket: gi bakteppe, hovedbudskap og struktur.
Det viktigste man kan gjøre for å lette leserens jobb, er å starte med overblikket: hva er bakteppet, hva har skriveren kommet frem til, og hvordan har hun tenkt? Du kan tenke på det som en historie med en situsjon og noe som inntreffer, en trigger, som setter i gang handlingen.
Lag en logisk struktur. Bruk pyramideprinsippet.
Hvordan deler du inn innsikt i underpunkter, hvilken rekkefølge er logisk, og hvilken rekkefølge velger du når du skal formidle? En værvarsling for et helt land vil være strukturert annerledes enn for en landdel. Uansett hva ditt utsnitt er, må du være fullstendig. Hvis du beskriver et land må du ha med alle landdelene. Skal du varsle for et fylke, må du ha med alle kommunene. Du må også ha en logisk rekkefølge, enten det er nord-syd eller basert på befolkning.
PYRAMIDEPRINSIPPET: utviklet av Barbara Minto, er enkelt å forstå, men det krever litt trening for å anvende på påstander og i dokumenter. Pyramideprinsippet er gullstandarden for konsulenter over hele verden.
Slik funker en pyramide: Du starter ofte med en konklusjon på toppen av et logisk tre (tenk familietre), og hovedkonklusjonen (som jeg ofte kaller «foreldreideen») reiser et spørsmål som svares på i form av minst to underpåstander («barna» eller «søsknene») på et lavere nivå. Hvis du på toppen sier at «det blir stort sett fint vær over hele landet», så vil det være en sammentrekning av hvordan været blir i alle landdeler. Denne påstanden oppsummerer hvordan været blir i hver av regionene, og gjennomgangen av regionene må være uten gap eller overlapp.
Uten overlapp I en værvarsling holder det å høre om været på ulike steder én gang; overlapp bidrar til dobbeltkommunikasjon, dobbeltarbeide og svekker logikken og troverdighet.
Uten Gap Hvis værvarslingen er for hele landet, må alle deler av landet være omtalt, tilsammen må undergruppene utgjøre 100% av helhetene. Bryter du denne regelen vil noen seere ikke få vite hvordan været blir.
Skriv for skumleseren.
Gode overskrifter gjør det enklere å skumlese, men den minste enheten som kan skumleses er en setning. Det er tre krav til skumlesbare overskrifter:
De må være meningsbærende, de må ha noe å fortelle (det krever som oftest en hel setning)
De må kunne leses i sammenheng med andre påstander på samme nivå (horisontal logikk)
De må speile innholdet på nivået under (vertikal logikk).
SKUMLESBART: Hele setninger med innhold, som leses som en del av en større sammenheng og som speiler budskapet på nivået under.
Meningsbærende: overskriften må ha noe å fortelle
Setningen, «Slik blir været i Nordnorge», har ingen mening fordi den ikke forteller noe om været. En god overskrift bærer mening, den forteller deg noe du vil vite, kanskje noe basert på noe du leste i en tidligere setning på sammen nivå. Vit at hvis du i stedet velger å bruke stikkord eller et spørsmål i en overskrift, fratar du leseren muligheten til å skumlese.
Setninger på samme nivå besvarer spørsmålet fra forrige setning
«Været i Nordnorge blir omtrent som i går» kan enten skape skape en forventing om at neste setning på samme nivå vil være, f.eks. «I Midtnorge forventer vi regn og sludd». Dette skaper en forventning om at den tredje setningen og vil handle om Vestnorge. I slidepresentasjoner vil typisk setningen på toppen av en slide både svare på spørsmålet fra forrige slide, og lede til et nytt spørsmål som svares på på neste slide. I et dokument bør overskriftene med samme fontstørrelse og samme nivå kunne leses som en kontinuerlig historie som tilsammen forklarer en påstand på et høyere nivå.
Alle overskrifter bør speile nivået under
Dette kravet sier at det som sammenfattes i en overskrift, er en sammenfatning av det som står under. Overskriften, «Det blir sol og lett overskyet oppholdsvær i Tromsø», kan stå over en analyse som viser f.eks. hvordan været utvikler seg i Tromsø over 24 timer. Men hvis den underliggende analysen sa noe annet, måtte overskriften endres. Leseren forventer at overskriften speiler innholdet på det lavere nivået.
Husk det magiske tallet 3-7.
De fleste mennesker klarer ikke å holde mer enn tre til syv tanker i hodet samtidig. Et godt tall er tre, og enda bedre er to, eller aller best, en! Når vi trekker flere påstander sammen til en påstand på et høyere nivå, mister vi detaljer, men det vi skal formidle blir lettere å huske, det blir lettere å se sammenhenger, og vi kan oppfatte det på kortere tid. Jo kortere du kan skrive, jo flere når du, men du mister også nyanse.
LETTERE Å FORSTÅ/HUSKE/OPPFATTE: Hvor mange figurer ser du her, og hva gjør avstanden mellom elementene med din oppfattelse? Vi oppfatter maks 3-7 ting samtidig. Ofte er det en sweetspot rundt 3. Men la innholdet styre strukturen, ikke omvendt.
Vi skriver ofte, «Tre ting du bør vite om været», men skriver du det, har du egentlig skjøvet den reelle informasjonen foran deg, og da risikerer du å miste leseren.
